Många små detaljer att tänka på när man skapar en bra faktura

En faktura kan innehålla massor av information, olika lätt eller svårt att först. När man skapar en design för en faktura som skall gå ut till kunder är det viktigt att man har med rätt saker på fakturan. Varje gång som en kund kontaktar dig för att tyda fakturan har du misslyckats…

Korrekt juridiskt namn

Kundens juridiska namn bör vara det som är fakturamottagare och då även rätt gatu- och postadress. Den adress som finns registrerad på Alla Bolag brukar alltid vara korrekt. Ange även kundens organisationsnummer på fakturan och kundens referens, det vill säga den som har beställt tjänsten eller varorna som ni har levererat.

Gör det lättare för kunden

Många företag vill ha en notering om vilket kostnadsställe/kostnadsbärare/projekt som fakturan avser och det är bra om man kan skapa ett separat utrymme/fält även för detta.

30 dagar netto!

Fakturan måste ha ett fakturadatum och det måste dessutom finnas vilket betalningsvillkor som gäller eller som är överenskommet med den aktuella kunden. Gängse praxis är 30 dagar netto om man avser transaktioner mellan två olika företag, B2B (business to business).

Korrekta betalningsvillkor mot konsument

Arbetar man med privatpersoner / konsument kan kortare betalningsvillkor, som till exempel 10, 15 eller 20 dagar netto vara aktuellt. Här är det viktigt att ni inte ”segar” med att få i väg fakturorna så att halva betalningsfristen är borta när väl kunden får sin faktura. Detta skapar bara onödig irritation hos kunderna och blir föremål för diskussioner.

Fakturanummer

Fakturanummer är nödvändigt att ange på fakturan och detta nummer är bra att använda som betalningsreferens, då varje faktura har ett eget fakturanummer. Startar ni upp en ny verksamhet / nytt företag kan man med fördel starta fakturanummerserien på till exempel 30 301 i stället för att börja på 1.

OCR-nummer

Många system (programvaror för order, lager fakturering) kan generera ett så kallat OCR-nummer som används man fyller i eller scannar i betalningsrutinen på banken eller i det interna systemet. OCR står för Optical Character Reading och en svensk översättning kan väl vara ”maskinell inläsning av text”.

Dölj ingen väsentlig information

Orderraderna bör innehålla så pass mycket utrymme för text så att kunden kan se vilken vara eller tjänst som det handlar om. Bruttopris, eventuell rabatt och ett nettopris bör även finnas på varje orderrad. Aktuell momssats i procent och i kronor skall framgå vid summeringen av fakturaposterna.

Tydligt vem som är avsändaren av fakturan!

Ert företags alla adressuppgifter, vilka alternativ man har för att betala fakturan, vilken bank företaget använder, organisationsnummer, kontonummer för internationella betalningar och företagets momsregistreringsnummer skall vara synliga på fakturan, vanligtvis i sidfoten. När man gör affärer med företag i andra länder använder man ett så kallat VAT-nummer som gör att Skatteverket och andra kan se att allt har gått rätt till. (Momsfri försäljning) Denna försäljning skall särredovisas i inkomstdeklarationen!

Gör fakturan ”roligare” och mer lättläst!

Vill man göra sin faktura extra tydlig kan man färglägga de fält som är allra viktigast. Viktiga fält kan vara förfallodag, ert bankgiro och totalsumma att betala.
Tycker man att påminnelse och kravhantering är en tidsödande och tråkig process så kan man sälja sina fakturor till ett factoringföretag. Begreppet som man pratar om kallas för fakturaköp vilket gör att ni får in pengarna inom någon dag och slipper hantera sena betalningar. Kostnaden för denna tjänst varierar men brukar hamna på någon procent av fakturabeloppet.